Naše ceny

Digitalizace nákupního procesu a správy dodavatelů ve velké mezinárodní firmě

Nákupní procesy ve velkých firmách jsou často zatíženy ručními operacemi, neefektivní komunikací a roztříštěnými systémy. Tento projekt ukazuje, jak lze pomocí centralizovaného nástroje přehledně sjednotit agendu dodavatelů, objednávek i schvalování – a zároveň zvýšit rychlost a kontrolu nad každým nákupním krokem.

Shrnutí

Pro jednu z předních mezinárodních poradenských společností jsme navrhli a dodali aplikaci postavenou na platformě COSTEEM. Řešení bylo přizpůsobeno specifickým požadavkům klienta a pokrývá celý proces od zadávání objednávek přes jejich schvalování až po správu dodavatelů. Projekt přinesl výrazné zrychlení interních procesů, snížení chybovosti a lepší přehled o nákupních aktivitách napříč firmou.

O zákazníkovi

Náš klient je nadnárodní společnost poskytující poradenské a auditorské služby v desítkách zemí světa. V rámci své české pobočky čelil potřebě modernizovat a digitalizovat procesy spojené s objednávkami a prací s dodavateli – zejména s ohledem na interní požadavky na vyšší transparentnost a sledovatelnost nákupních kroků.

Výchozí situace a výzva

Původní způsob správy objednávek byl roztříštěný – část procesu probíhala manuálně, část pomocí různorodých tabulek a e-mailové komunikace. Schvalování nákupů bylo zdlouhavé, data se duplikovala a nebyla k dispozici ucelená historie interakcí s dodavateli. Výzvou bylo vytvořit systém, který bude:

• uživatelsky přívětivý,
• přístupný více oddělením,
• napojený na existující interní systémy,
• s možností schvalování a změnových požadavků,
• a splní přísné požadavky na bezpečnost i auditní stopu.

Naše řešení

Jako základ jsme využili platformu COSTEEM, která sjednocuje správu dodavatelů a celý proces objednávek do jedné přehledné, uživatelsky přívětivé aplikace. Řešení zahrnovalo:

• Modul pro zadávání a schvalování objednávek s víceúrovňovou hierarchií,
• Centrální databázi dodavatelů s historií spolupráce,
• Notifikace a přehledy pro zodpovědné osoby,
• Přístupová práva podle rolí a oddělení,
• Integraci s firemním účetním a dokumentovým systémem.

Aplikace byla postavena s důrazem na intuitivní ovládání a minimální zaškolení uživatelů. Součástí dodávky byl i rozsáhlý reporting a podpora při spuštění.

Výsledky

Už v prvních měsících používání přinesla aplikace měřitelné zlepšení:

• o 60 % rychlejší schvalování objednávek
• o 70 % méně chyb v zadávání dat
• 100% dohledatelnost historie a schvalovacích kroků
• Lepší vztahy s dodavateli díky centralizované komunikaci
• Zrychlení procesu opakovaných nákupů

Firmě se podařilo získat přesnou kontrolu nad tím, kdo objednává, co a za jakých podmínek, a zároveň eliminovat zbytečnou administrativu.

Hodnocení projektu:

„Implementace COSTEEMu výrazně zjednodušila práci. Vše je transparentní, dohledatelné a bez zbytečných e-mailů. Uživatelé si rychle osvojili nové rozhraní a vedení má konečně přehled o nákupech napříč celou firmou. Velkou výzvou bylo napojení na všechny interní systémy a datovou základnu zákazníka – díky úzké spolupráci všech stran se však integrace podařila k plné spokojenosti.“
— CEO, Hidesign

Závěr

Tato spolupráce ukazuje, že i velké firmy s komplexní strukturou mohou úspěšně digitalizovat své vnitřní procesy – pokud zvolí řešení šité na míru.

Máte podobnou výzvu? Kontaktujte nás pro nezávaznou konzultaci nebo si prohlédněte další případové studie.

Jednotný systém pro nákupy, smlouvy a rozpočty ve velké retailové firmě

Sladit finance, nákupy a smlouvy v rámci jedné platformy není u velké firmy jednoduchý úkol. Tento projekt ukazuje, že s jasnou vizí a vhodným nástrojem to možné je.

Shrnutí

Pro významného hráče v oblasti maloobchodu jsme realizovali rozsáhlý projekt digitalizace vnitropodnikových procesů. Pomocí platformy COSTEEM jsme postupně nasadili moduly pro řízení rozpočtů, projektů, nákupních požadavků, objednávek, dodavatelů, faktur, smluv a výběrových řízení. Výsledkem je sjednocení klíčových provozních oblastí pod jednu aplikaci, vyšší přehled, zrychlení toku informací a snížení administrativní zátěže.

O zákazníkovi

Náš klient patří mezi největší maloobchodní řetězce v České republice. Disponuje vlastní centrální nákupní organizací, desítkami provozoven a rozsáhlými investičními i provozními projekty. Vzhledem k růstu a potřebě přesnější kontroly nad náklady i smluvními vztahy hledal komplexní řešení, které nahradí roztříštěné nástroje, automatizuje tok dokumentů a zajistí transparentnost všech kroků.

Výchozí situace a výzva

Společnost čelila kombinaci několika výzev:

• Různé procesy (návrhy rozpočtů, nákupní požadavky, objednávky, faktury, smlouvy) probíhaly odděleně v různých systémech a tabulkách.
• Neexistoval jednotný náhled na finanční toky v rámci projektů.
• Chyběl integrovaný schvalovací proces napříč odděleními a úrovněmi řízení.
• Smlouvy a tendry byly často řešeny samostatně mimo hlavní procesy.

Zákazník potřeboval jednotnou platformu, která by tyto oblasti integrovala, zajistila konzistenci dat a zároveň byla dostatečně flexibilní pro specifika provozu maloobchodu.

Naše řešení

Na základě analýzy procesů jsme navrhli a implementovali víceúrovňové řešení na platformě COSTEEM. Do provozu byly nasazeny následující moduly:

• Rozpočty: plánování provozních nákladů včetně alokací na jednotlivé útvary.
• Projekty: sledování nákladů v reálném čase v rámci developerských projektů.
• Dodavatelé: centrální správa dodavatelů včetně dokumentace, hodnocení a historie spolupráce.
• Nákupní požadavky: zadávání, schvalování a přehledné sledování požadavků nákupu.
• Objednávky: tvorba a schvalování objednávek navázaných na požadavky, rozpočty a dodavatele.
• Faktury: párování faktur s objednávkami, rozpočty, schvalování a přehled o stavu úhrad.
• Smlouvy: kompletní správa smluvního portfolia včetně verzování, termínů a schvalovacího procesu.
• Tendry: řízení výběrových řízení včetně možnosti několikakolových iterací, schvalovací komise, vyhodnocení nabídek a elektronické dokumentace.

Všechny moduly jsou propojené a řízené formou stavového stroje s možností notifikací a automatizovaného schvalování podle pravidel klienta. Řešení je navíc integrováno s firemním účetnictvím a dokumentovým úložištěm.

Výsledky

Projekt přinesl měřitelné výsledky již během prvních měsíců:

• O 50 % rychlejší zpracování požadavků a objednávek
• 100% dohledatelnost celého životního cyklu dokumentů
• Snížení chybovosti v účetních dokladech díky automatickému párování
• Lepší kontrola čerpání rozpočtů a větší odpovědnost jednotlivých útvarů
• Zjednodušení interních auditů a reportingových povinností
• Jednotné prostředí pro práci více oddělení napříč organizací

Hodnocení projektu

„Projekt pro tohoto klienta byl příkladem opravdu komplexní digitalizace řízení nákupních a provozních procesů. Zahrnoval nejen rozsáhlou funkcionalitu, ale také vysoké nároky na integraci, bezpečnost a přizpůsobení specifickým interním workflow. Oceňuji otevřenost a důvěru ze strany zákazníka i velmi efektivní spolupráci všech zúčastněných týmů. Výsledkem je robustní, stabilní řešení, které firmě přináší skutečnou přidanou hodnotu.“
— CEO,  Hidesign

Závěr

Digitalizace nákupních a provozních procesů nemusí být bolestivá – pokud je provedena systematicky, v partnerství s dodavatelem, který rozumí jak procesům, tak potřebám reálného provozu.

Hledáte podobné řešení? Kontaktujte nás pro konzultaci nebo si prohlédněte další případové studie. Rádi s vámi projdeme vaše potřeby a ukážeme, co může COSTEEM přinést i vaší firmě.

Digitalizace rozpočtování a nákupního procesu v menší logistické firmě

I malá firma může mít profesionálně řízený nákup. Pomocí platformy COSTEEM jsme pomohli rodinné logistické společnosti zavést jednoduchý, ale efektivní systém pro plánování nákladů a řízení nákupních procesů. Výsledkem je větší kontrola nad financemi a méně papírování.

Shrnutí

Pro rodinnou firmu z oblasti logistiky jsme nasadili nástroj pro řízení rozpočtů a nákupních požadavků. Cílem bylo nahradit neefektivní schvalování přes e-maily, zjednodušit plánování provozních nákladů a vytvořit transparentní nákupní proces. Platforma COSTEEM umožnila klientovi efektivněji řídit výdaje, získat přehled o požadavcích a lépe plánovat cash flow – bez složitého školení nebo zátěže pro tým.

O zákazníkovi

Klientem byla česká rodinná společnost poskytující přepravní a skladové služby. Firma má přibližně 10 zaměstnanců a dlouhodobě si zakládá na stabilitě, osobním přístupu a efektivním provozu. S rostoucím počtem zakázek a provozních výdajů však začala pociťovat potřebu zavést jednoduchý, ale ucelený systém pro správu nákladů a schvalování nákupů.

Výchozí situace a výzva

Vzhledem k menšímu týmu probíhaly procesy neformálně – přes tabulky, e-maily a osobní domluvy. To přinášelo několik komplikací:

• Nákupní požadavky se obtížně sledovaly a schvalovaly.
• Plánování rozpočtů bylo nepřehledné, postrádalo strukturu a následnou zpětnou kontrolu a vyhodnocení.
• Vedoucí neměli v reálném čase přehled o nákladech ani o tom, co je aktuálně objednáno.
• Část informací se ztrácela nebo se k nim muselo složitě dohledávat.

Firma potřebovala řešení, které bude jednoduché, ale umožní pevně držet rozpočty, evidovat požadavky a udržet pořádek ve výdajích – bez složité administrativy.

Naše řešení

Na základě úvodní analýzy jsme navrhli jednoduchou konfiguraci platformy COSTEEM se zaměřením na dvě klíčové oblasti:

• Rozpočty: Plánování provozních nákladů podle jednotlivých typů výdajů (např. pohonné hmoty, servis vozidel, kancelářské potřeby, marketing ad.). Jednoduchá struktura umožňuje sledovat čerpání v reálném čase.
• Nákupní požadavky a objednávky: Zaměstnanci mohou snadno zadávat požadavky na nákup. Schvalovací proces je plně digitální – bez e-mailů a tisku. Všechny objednávky jsou dohledatelné a propojené s rozpočty.

Celý systém je v cloudu, dostupný i z mobilních zařízení, bez nutnosti složité implementace nebo údržby. Přihlášení a ovládání je intuitivní i pro uživatele bez předchozí zkušenosti s podobnými nástroji.

Výsledky

Nasazení systému přineslo klientovi přehled, úsporu času i větší jistotu v rozhodování:

• Okamžitý přehled o čerpání rozpočtů
• Kompletní dohledatelnost všech požadavků a objednávek
• Úspora času díky zrušení schvalování přes e-mail
• Lepší plánování provozních výdajů a cash flow
• Eliminace chyb a zapomenutých nákupů
• Rychlá adaptace – všichni zaměstnanci začali systém používat během několika dnů

Hodnocení projektu

„Tento projekt ukázal, že digitalizace nákupního a rozpočtového řízení má smysl i ve firmách s menším týmem – pokud je systém správně navržen a přizpůsoben potřebám. Vážíme si důvěry klienta a oceňujeme jeho aktivní přístup během celé implementace. Společně se podařilo vytvořit řešení, které je jednoduché na používání, ale přináší jasné výsledky – v přehlednosti, kontrole i úspoře času.“
— CEO, Hidesign

Závěr

I menší firma může těžit z digitalizace procesů, pokud je řešení správně navrženo. V tomto projektu se ukázalo, že i jednoduchý systém může přinést výrazné zlepšení každodenní agendy, vyšší kontrolu a úsporu času.
Zvažujete něco podobného? Ozvěte se – rádi vám ukážeme, jak může COSTEEM fungovat i ve vašem provozu.

Digitalizace správy datových schránek ve finanční instituci

I zdánlivě jednoduché agendy mohou znamenat výraznou provozní zátěž. U významného poskytovatele finančních služeb jsme pomocí specializované aplikace DATOVKY digitalizovali práci s datovými schránkami – od automatického třídění příchozích zpráv přes sledování reakčních lhůt až po bezpečné schvalování a odesílání zpráv přímo z interního systému.

Shrnutí

Pro významnou českou finanční instituci jsme implementovali aplikaci DATOVKY pro centralizovanou správu datových schránek. Nový systém nahradil roztříštěné a manuální postupy automatizovaným řešením s přímým napojením na ISDS, podporou schvalování odchozí komunikace a kontrolou odpovědních lhůt. Výsledkem je efektivní, bezpečný a plně auditovatelný proces pro interní i externí datovou korespondenci.

O zákazníkovi

Zákazníkem je stabilní finanční instituce s desítkami tisíc klientů a rozsáhlou interní agendou. Kromě hlavních obchodních aktivit spravuje také množství právních a administrativních úkonů prostřednictvím datové schránky. Rostoucí objem komunikace a důraz na dohledatelnost a odpovědnost přiměly společnost hledat nástroj, který zajistí větší kontrolu a automatizaci.

Výchozí situace a výzva

Datové schránky byly dosud spravovány ručně – přes portál ISDS nebo na základě e-mailových notifikací. Tento přístup přinášel několik zásadních problémů:

• Neexistoval jednotný přehled o přijaté a odeslané komunikaci napříč odděleními
• Rozdělování zpráv bylo manuální, zpožděné nebo chybové
• Reakční lhůty nebyly sledovány ani vyhodnocovány
• Odesílání vyžadovalo opuštění interních systémů a probíhalo bez schvalování
• Nebyla nastavena jednotná pravidla pro „přečtení“ zprávy

Společnost potřebovala komplexní řešení, které zaručí přehlednost, bezpečnost, dohledatelnost i automatizaci.

Naše řešení

Na základě analýzy jsme nasadili aplikaci DATOVKY pro správu datových schránek s přímým napojením na ISDS, která zahrnuje následující klíčové funkce:

• Automatické stahování zpráv z datové schránky a jejich přiřazení na základě předdefinovaných pravidel (např. odesílatel, typ dokumentu, spisová značka).
• Monitoring reakčních lhůt včetně upozornění odpovědným osobám a eskalační logiky.
• Schvalovací workflow pro odchozí zprávy před jejich odesláním přes ISDS.
• Plná auditní stopa – každý krok (stažení, otevření, přidělení, reakce, odeslání) je logován.
• Napojení na stávající systémy prostřednictvím API – včetně dokumentového úložiště a organizační struktury.
• Uživatelsky přívětivé rozhraní dostupné i v mobilní verzi.

Výsledky

Nasazení aplikace přineslo společnosti výrazné provozní i kvalitativní přínosy:

• 100 % pokrytí komunikace přes datové schránky v rámci jednoho systému
• Automatické třídění zpráv a eliminace ručního přeposílání
• Zkrácení průměrné reakční doby o 40 %
• Eliminace chyb způsobených nesprávným adresátem nebo zapomenutou odpovědí
• Reálný přehled o stavu komunikace pro management
• Bezpečný, auditovatelný a snadno dohledatelný proces bez nutnosti přihlašování do ISDS portálu

Hodnocení projektu

„Správa datových schránek byla v mnoha firmách dlouho brána jako nutné zlo. Tento projekt ukázal, že i takto úzce zaměřený proces lze výrazně zefektivnit a udělat z něj plnohodnotnou součást digitálního workflow. Spolupráce s klientem byla ukázková – díky jasné vizi a otevřené komunikaci se podařilo vytvořit řešení, které jim dává smysl od prvního dne.“
— CEO, Hidesign

Závěr

Správa datových schránek už nemusí být zdlouhavá a roztříštěná. S aplikací DATOVKY získáte plnou kontrolu nad doručenými i odeslanými zprávami, udržíte reakční časy pod kontrolou a minimalizujete provozní rizika. 

Ozvěte se – rádi vám ukážeme, jak by systém mohl fungovat i u vás.

Digitalizace správy datových schránek v rodinné stavební firmě

I menší stavební firmy dnes čelí vysokým nárokům na administrativu a komunikaci s úřady. V této rodinné společnosti jsme během dvou dnů nasadili aplikaci DATOVKY, která výrazně usnadnila každodenní práci s datovou schránkou. Od automatického třídění zpráv přes kontrolu odpovědních lhůt až po bezpečné odesílání zpráv bez nutnosti přihlašování na portál ISDS.

Shrnutí

Rodinné stavební firmě s 15 zaměstnanci jsme nasadili krabicovou verzi aplikace DATOVKY, bez potřeby individuálních úprav či vývoje. Implementace včetně zaškolení proběhla během dvou dnů. Výsledkem je přehledný, bezpečný a efektivní systém pro správu veškeré komunikace přes datovou schránku – bez chyb, bez stresu a bez nutnosti opouštět vlastní IT prostředí.

O zákazníkovi

Zákazníkem je menší rodinná firma, která se specializuje na stavební zakázky v soukromém i veřejném sektoru. Vedle realizace staveb firma zajišťuje i administrativní agendu, kde hraje stále větší roli datová schránka – ať už v komunikaci s úřady, projektanty nebo dodavateli. Dříve probíhala správa těchto zpráv ručně, často necentralizovaně a bez odpovědnosti za jednotlivé kroky.

Výchozí situace a výzva

Firma řešila běžné potíže typické pro menší provozy:

• Přístup do datové schránky měl jen jeden zaměstnanec
• Zprávy se musely ručně přeposílat kolegům
• Nikdo nesledoval, kdo má kdy odpovědět
• Odesílání probíhalo bez schvalování a bez přehledu
• Chyběla auditní stopa a jednotný přehled o stavu komunikace

Firma hledala jednoduché a spolehlivé řešení bez nutnosti složité implementace.

Naše řešení

Zákazníkovi jsme nasadili krabicovou verzi aplikace DATOVKY, která umožňuje:

• Automatické stahování a třídění zpráv z ISDS podle přednastavených pravidel
• Přiřazení odpovědností za konkrétní zprávy s dohledáním historie
• Upozornění na blížící se termíny pro odpověď
• Přípravu zpráv k odeslání a jejich schválení přímo v systému
• Provoz v prostředí, které už firma používá – bez nutnosti přecházet na portál ISDS

Aplikace byla připravena k okamžitému nasazení a do dvou dnů byl systém plně funkční a uživatelé zaškoleni.

Výsledky

• Implementace do 2 dnů včetně školení
• 100 % příchozí i odchozí komunikace v jednom přehledném systému
• Automatické rozřazování zpráv a eliminace ručního přeposílání
• Kontrola nad tím, kdo má kdy odpovědět
• Bezpečné a schvalované odesílání zpráv bez přihlašování do ISDS
• Auditní stopa pro všechny kroky

Hodnocení projektu

„Tento projekt ukázal, že i menší firmy mohou díky digitalizaci výrazně zefektivnit každodenní procesy. Díky hotovému řešení, které nevyžadovalo žádné úpravy, jsme byli schopni systém nasadit během dvou dnů. Výsledkem je maximální přehlednost, bezpečnost a úspora času – bez složitého vývoje nebo integrace. Klient mohl začít používat systém okamžitě a už první týden viděl přínosy.“
— CEO, Hidesign

Závěr

Správa datové schránky nemusí být ruční, zdlouhavá ani riziková. S aplikací DATOVKY získáte profesionální nástroj připravený k použití – bez nutnosti integrací a dlouhého zaškolování. 

Zavolejte nám a ukážeme vám, jak může vypadat jednoduchá a efektivní správa ISDS i u vás.

Digitalizace cestovních a výdajových procesů v jedné z největších pojišťoven

Automatizace, transparentnost a kontrola nákladů díky aplikaci TREX.

Shrnutí

Do jedna z největších českých pojišťoven jsme zavedli naší aplikaci TREX pro správu služebních cest, vyúčtování výdajů a evidenci vozového parku. Nasazením řešení došlo k výraznému zjednodušení administrativy, plné digitalizaci procesů a lepší kontrole nad náklady.

O zákazníkovi

Klient patří mezi největší pojišťovny v České republice s tisíci zaměstnanců a širokou pobočkovou sítí. V rámci své činnosti zajišťuje denně stovky pracovních cest, vyúčtování a správu rozsáhlého vozového parku. Před implementací byly tyto procesy složité, časově náročné a částečně zpracovávané manuálně.

Výchozí situace a výzva

Před nasazením TREXu čelila pojišťovna následujícím problémům:

• Roztříštěná evidence služebních cest a výdajů
• Časově náročné manuální výpočty stravného a kapesného
• Nedostatečná kontrola limitů hospitality a vyúčtování výdajů
• Komplikovaná evidence a plánování využití vozového parku
• Chybějící centralizovaná historie a auditní stopa

Naše řešení

Nasadili jsme aplikaci TREX, která propojuje řízení cest, výdajů a správu vozidel do jednoho systému:

• Správa domácích i zahraničních cest s automatickými výpočty stravného, kapesného a náhrad ve všech měnách
• Víceúrovňové schvalovací procesy s přímou vazbou na ERP systém
• Mobilní aplikace pro snadné zadávání cest i nahrávání dokladů v terénu
• Automatická archivace a historie dat – možnost kdykoliv se vrátit k libovolné cestě či výdaji
• Evidence vozového parku včetně servisu, STK, pojistných událostí a leasingů
• Kontrola uhlíkové stopy a nákladů na provoz vozidel
• Push notifikace v reálném čase pro schvalování a informovanost uživatelů

Výsledky

• – 60 % času stráveného administrativou služebních cest
• 100 % procesů v digitální podobě, bez papírové agendy
• Lepší kontrola nákladů a dodržování interních limitů
• Zjednodušení vyúčtování a automatické exporty do ERP systému
• Transparentní správa vozového parku s okamžitým přehledem o nákladech a blížících se událostech

Hodnocení projektu

„Nasazení TREXu v prostředí velké pojišťovny ukázalo, jak efektivní může být propojení správy cest, výdajů a vozového parku v jednom řešení. Od prvního dne je vidět, že zaměstnanci ušetří čas a vedení získává naprosto přesná data o nákladech i uhlíkové stopě.“
— CEO, Hidesign

Závěr

Aplikace TREX přináší velkým společnostem komplexní nástroj pro řízení služebních cest, vyúčtování výdajů a správu vozového parku. V prostředí pojišťovnictví, kde je důraz na efektivitu, transparentnost a kontrolu nákladů, se ukázala jako ideální volba.

Digitalizace cest a nákladů v rodinné firmě s autosalonem a servisem

Rodinné firmy bývají zvyklé na osobní přístup a pružnost, ale s rostoucím objemem administrativy často naráží na limity ručního zpracování. V rodinné společnosti provozující autorizovaný autosalon a servis jsme nasadili aplikaci TREX, která sjednotila správu služebních cest, nákladů i vozového parku. Díky tomu má firma procesy pod kontrolou, šetří čas a získává jasný přehled o provozních nákladech.

Shrnutí

Rodinná firma se zhruba 30 zaměstnanci potřebovala zjednodušit administrativu spojenou se služebními cestami, zálohami a provozem firemních vozidel. Nasazením aplikace TREX se podařilo nahradit tabulky a papírové formuláře digitálním řešením, které pokrývá celý cyklus – od plánování a schvalování cest až po vyúčtování a export do účetního systému. Implementace zabrala pouhé 3 dny včetně školení uživatelů.

O zákazníkovi

Zákazníkem je rodinná společnost provozující autosalon a servis, která funguje jako autorizovaný dealer významné automobilky. Kromě obsluhy klientů a servisu vozů řeší také vlastní služební cesty, logistiku náhradních dílů a provoz interní flotily. Administrativa byla dosud vedena v různých tabulkách a e-mailech, což přinášelo ztrátu času i chybovost.

Výchozí situace a výzva

Firma řešila zejména tyto problémy:

• Služební cesty zapisovány ručně, složité vyúčtování cestovních náhrad.
• Zálohy poskytovány v hotovosti bez snadné evidence.
• Provozní náklady na firemní vozidla se sledovaly pouze v papírových protokolech.
• Chyběl jednotný přehled nad náklady a stavem vozového parku.
• Neexistovala kontrola nad limity výdajů spojených s pohostinností (hospitality).

Firma hledala nástroj, který umožní zjednodušit administrativu, sjednotit procesy a zpřehlednit náklady.

Naše řešení

Nasadili jsme aplikaci TREX ve standardní krabicové verzi, bez nutnosti dalších úprav. Řešení zahrnuje:

• Digitální správu cest – rozdělení cest do etap, automatické výpočty stravného a kapesného, víceúrovňové schvalování.
• Snadné vyúčtování – evidence dokladů, faktur a záloh v elektronické podobě, s exportem do účetního systému.
• Správu vozového parku – hlídání STK, servisních intervalů a pojistných událostí.
• Mobilní aplikaci – uživatelé mohou zadávat cesty i nahrávat doklady přímo z telefonu.
• Automatické reporty – přehled nákladů, uhlíkové stopy a exporty pro management.

Výsledky

Díky implementaci aplikace TREX získala firma:

• 60% úsporu času při administraci cest a vyúčtování.
• Jasný přehled nad stavem vozového parku a souvisejícími náklady.
• Plnou kontrolu nad zálohami a výdaji, včetně evidence v různých měnách.
• Snížení chybovosti a snadnou dohledatelnost dokladů.
• Moderní mobilní nástroj, který usnadňuje práci zaměstnancům v terénu.

Hodnocení projektu

„TREX ukázal, že i pro menší rodinnou firmu má digitalizace obrovský smysl. Stačilo nasadit krabicovou verzi a během pár dní jsme nahradili papíry i tabulky chytrým systémem. Dnes má firma procesy pod kontrolou a zaměstnanci se mohou věnovat hlavnímu byznysu – péči o zákazníky a jejich vozy.“
— CEO, Hidesign

Závěr

Administrativa spojená se služebními cestami, vyúčtováním výdajů a správou vozového parku už nemusí být složitá ani pro menší firmy. TREX přináší jednoduché, rychlé a plně digitální řešení, které se osvědčí i v rodinném podniku.